Talingo한국어 업무 메일을 쓰던 습관대로 일본어 메일을 쓰면 세 군데에서 어긋나요. 「안녕하세요」로 시작하는 것, 「감사합니다」로 끝내는 것, 받는 사람 이름에 「부장님」처럼 직함을 그대로 붙이는 것이에요. 다행히 일본어 비즈니스 메일은 틀이 거의 정해져 있어서, 틀만 외우면 나머지는 빈칸을 채우는 일에 가까워요.
메일 한 통의 구조
| 순서 | 자리 | 쓰는 내용 |
|---|---|---|
| 1 | 제목 | 내용을 알 수 있는 한 줄 |
| 2 | 받는 사람 | 회사, 부서, 이름 |
| 3 | 첫인사 | いつもお世話になっております |
| 4 | 내 이름 | XYZ商事のキムです |
| 5 | 본론 | 용건, 해 줬으면 하는 일, 기한 |
| 6 | 끝맺음 | よろしくお願いいたします |
| 7 | 서명 | 회사, 이름, 연락처 |
회의 일정을 바꾸자고 부탁하는 메일은 이렇게 돼요.
件名：11月10日のお打ち合わせ日程について
제목: 11월 10일 회의 일정 건
株式会社ABC 営業部 田中様
주식회사 ABC 영업부 다나카 님
いつもお世話になっております。XYZ商事のキムです。
늘 감사합니다. XYZ상사의 김민수입니다.
11月10日（火）のお打ち合わせについて、ご相談があり、ご連絡いたしました。
11월 10일(화) 회의 건으로 상의드릴 일이 있어 연락드렸습니다.
恐れ入りますが、11月12日（木）の午後に変更していただくことは可能でしょうか。
죄송하지만 11월 12일(목) 오후로 변경해 주실 수 있을까요?
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。
가능 여부를 알려 주시면 감사하겠습니다.
何卒よろしくお願いいたします。
잘 부탁드립니다.
제목: 열어 보지 않아도 알 수 있게
お願い나 ご連絡처럼 뭉뚱그린 제목은 피하세요. 한국어로 「문의드립니다」라고만 쓰는 것과 같아요. 무엇에 관한 메일인지 낱말로 쓰고, 날짜나 이름이 있으면 넣어요.
| 막연한 제목 | 내용이 보이는 제목 |
|---|---|
| お願い | 請求書のご確認のお願い |
| ご連絡 | 11月10日のお打ち合わせ日程について |
| お問い合わせ | 製品Aのお見積もりのお願い |
답장할 때는 제목을 바꾸지 않고 그대로 두는 편이 무난해요. 주고받은 메일을 찾기 쉽기 때문이에요.
받는 사람: 様와 御中을 구분해요
맨 위에 회사의 정식 이름, 부서, 직함, 이름 순으로 써요. 맨 끝의 호칭만 바뀌어요.
| 보내는 곳 | 쓰는 법 |
|---|---|
| 사람 | 株式会社ABC 営業部 田中様 |
| 직함이 있는 사람 | 株式会社ABC 営業部 部長 田中様 |
| 회사, 부서 | 株式会社ABC 営業部 御中 |
| 여러 사람 | 関係者各位 |
한국어 「다나카 부장님」을 옮긴 田中部長様는 호칭을 겹친 것으로 보는 사람이 많아요. 직함은 이름 앞에 두세요. 御中과 様도 함께 쓰지 않아요. 회사 이름을 （株）처럼 줄이는 것도 첫 메일에서는 피하고, 상대 이름의 한자는 받은 서명에서 그대로 옮기는 것이 안전해요. 호칭 전체는 さん·様·くん·ちゃん 호칭 정리에 있어요.
첫인사: 안녕하세요 자리
こんにちは는 비즈니스 메일 첫머리에 대체로 쓰지 않아요. 상대에 따라 정해진 말을 골라요.
| 상대 | 첫인사 |
|---|---|
| 거래가 있는 회사 밖 사람 | いつもお世話になっております |
| 처음 보내는 상대 | はじめてご連絡いたします |
| 소개 없이 먼저 연락할 때 | 突然のご連絡失礼いたします |
| 오랜만에 보내는 상대 | ご無沙汰しております |
| 같은 회사 사람 | お疲れ様です |
| 답장 | ご連絡ありがとうございます |
いつもお世話になっております는 처음 쓰는 상대에게는 맞지 않아요. 아직 신세 진 일이 없으니까요. お疲れ様です는 회사 안의 인사여서 거래처에는 쓰지 않아요.
첫인사 다음에는 곧바로 내 소속과 이름을 말해요. 계절 인사를 길게 쓰는 것은 편지나 공문의 습관이어서 일반 메일에서는 없어도 돼요.
상대 회사는 글에서 貴社, 말로는 御社, 내 회사는 弊社라고 해요. 메일에는 貴社가 맞아요.
본론: 짧게 끊고 먼저 말해요
첫 줄에 왜 보냈는지를 먼저 쓰고, 그다음 상대가 해 줄 일과 기한을 써요. 한 문장을 길게 잇지 말고 짧게 끊고, 서너 줄마다 빈 줄을 넣으면 읽기 쉬워요.
부탁 앞에는 쿠션 말을 넣어요. 恐れ入りますが, お手数ですが, お忙しいところ恐縮ですが를 번갈아 쓰면 돼요. 날짜는 11月10日（火）처럼 요일을 함께 쓰면 착오가 줄어요.
자주 쓰는 표현을 모으면 이래요.
| 하고 싶은 말 | 표현 |
|---|---|
| 확인을 부탁할 때 | ご確認いただけますでしょうか |
| 해 주면 고맙다고 할 때 | 〜いただけますと幸いです |
| 파일을 보낼 때 | 資料を添付いたしました |
| 일정을 물을 때 | ご都合はいかがでしょうか |
| 알겠다고 답할 때 | 承知いたしました |
| 답장을 기다릴 때 | ご返信をお待ちしております |
| 답장이 늦었을 때 | ご返信が遅くなり、申し訳ございません |
| 불편을 끼쳤을 때 | ご迷惑をおかけし、申し訳ございません |
| 도움에 감사할 때 | ご対応いただき、ありがとうございます |
끝맺음: 감사합니다 자리
한국어 메일 끝의 「감사합니다」를 ありがとうございます로 옮기면 아직 해 주지 않은 일에 미리 고마워하는 모양이 될 수 있어요. 일본어 메일은 대체로 よろしくお願いいたします로 맺어요. 왜 그런지는 よろしくお願いします 뜻과 쓰임에서 자세히 다뤘어요.
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
확인 부탁드립니다.
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
검토 부탁드립니다.
今後ともよろしくお願いいたします。
앞으로도 잘 부탁드립니다.
取り急ぎ、ご連絡まで처럼 짧게 맺는 말도 있지만, 뜻이 「우선 급한 대로 연락드립니다」라서 윗사람이나 거래처에는 간단하게 보일 수 있어요.
서명
본문 맨 아래에 줄로 나눠 넣어요. 메일 프로그램에 한 번 등록해 두면 끝이에요.
| 줄 | 내용 |
|---|---|
| 회사와 부서 | XYZ商事株式会社 営業部 |
| 이름 | キム・ミンス, 영문 표기를 함께 쓰면 좋아요 |
| 주소 | 우편번호와 주소 |
| 연락처 | 전화번호, 메일 주소 |
서명의 이름을 한자로 쓴다면 카타카나 읽기를 함께 적어 주세요. 일본 사람이 처음 보고 어떻게 읽을지 망설이는 일을 줄일 수 있어요. 한국 이름 표기는 일본어 자기소개도 참고하세요.
공손하려다 틀리기 쉬운 말
| 피할 말 | 쓸 말 | 이유 |
|---|---|---|
| 了解しました | 承知いたしました | 윗사람이나 거래처에게는 가볍다고 보는 사람이 많아요 |
| ご確認ください | ご確認をお願いいたします | 명령처럼 들릴 수 있어요 |
| 資料を送ります | 資料をお送りいたします | 내 행동은 겸양어로 써요 |
| 拝見させていただきました | 拝見しました | 겸양을 겹친 말이에요 |
| 弊社の田中部長 | 弊社の田中 | 회사 밖 사람에게는 내 쪽 상사를 높이지 않아요 |
마지막 줄은 한국어와 가장 다른 곳이에요. 이 원리와 겸양어 동사는 일본어 경어 정리에 있어요.